Salgsmøde: digitalt tilsyn til Nordbo Ejendomsdrift

Tak fordi I ville mødes. Vi har jo 240 lejemål fordelt på fire ejendomme, og lige nu bliver alle tilsyn skrevet i hånden og tastet ind bagefter. Det er dét, vi gerne vil af med.

Det giver mening. Hvor lang tid bruger I på indtastningen om ugen, cirka?

Godt spørgsmål. Vi har to inspektører, og de bruger nok hver en dag om ugen på papirarbejde. Så to arbejdsdage. Det er nok det, der irriterer mig mest, for de skulle jo være ude hos beboerne.

To dage om ugen. Og hvad koster en inspektørtime hos jer?

Med alt indregnet omkring 420 kroner. Så det er en pæn sum over et år, når man regner efter.

Og er det de samme punkter hver gang, eller varierer det fra ejendom til ejendom?

Det varierer lidt. På Søndergade har vi nogle ældre installationer, hvor der er ekstra punkter omkring el og fugt. Resten er nogenlunde ens. Men skemaet er det samme, så inspektørerne skriver bare i fritekst nederst, og det er dét, der aldrig bliver læst af nogen.

Så lad mig vise, hvordan tilsynet ser ud hos os. Inspektøren åbner lejemålet på telefonen, taler bare frit om det han ser, og systemet laver rapporten. Han skal ikke taste noget ind. Rapporten ligger i systemet, inden han er ude af opgangen. Og fordi det er tale, får I langt mere med end i et afkrydsningsskema — også det, der ikke stod på listen.

Og hvad sker der, hvis inspektøren ikke har dækning? Vi har kældre, hvor der ikke er noget signal overhovedet.

Optagelsen ligger lokalt på telefonen, indtil der er forbindelse igen. Han kan gå hele kælderen igennem uden dækning, og så bliver den sendt, når han kommer op.

Godt. Det var faktisk dét, der væltede det sidste system for os. Vi havde en løsning, hvor man skulle være online, og så stod inspektørerne og ventede på fire bar.

Det lyder rigtig godt. Men hvor lang tid tager det at komme i gang? Vi brugte et halvt år på opsætning sidste gang, og så

Ja, det kender jeg godt. Altså, det vigtige her er jo, at rapporterne kommer i det format, I allerede bruger, så I ikke skal lave om på jeres processer. Og vi kan lægge jeres egne tilsynspunkter ind som skabelon, så inspektørerne får det, de er vant til.

Okay. Og hvad med vores boligforening — de skal jo kunne se rapporterne.

Det kan de. I kan dele en rapport med et link, og I bestemmer, om linket udløber. Der er også en oversigt, hvor man kan søge på tværs af alle tilsyn.

Hvordan bruger I rapporterne bagefter? Er det noget, der bare skal arkiveres, eller er der nogen, der handler på dem?

Begge dele. De vigtige ting bliver til arbejdsopgaver for vores håndværkere, og resten ligger som dokumentation, hvis der kommer en tvist med en fraflytter. Vi havde to sager sidste år, hvor vi ikke kunne dokumentere, hvordan lejemålet så ud ved indflytning.

Så en rapport med tidsstempel ville have afgjort de sager.

Formentlig ja. Det er svært at sige nu.

Jeg skal tale med Henrik om det — han er teknisk chef og skal sige god for det. Han er den der siger nej til nye systemer, så ham skal I nok overbevise.

Hvor mange er I, der skal have adgang? Er det kun de to inspektører?

De to inspektører, mig, og så Henrik. Og så skal boligforeningens formand kunne se rapporterne for sin egen ejendom, men ikke de andre.

Det forstår jeg. Skal jeg sende noget materiale, du kan give videre til Henrik?

Ja tak. Send mig et oplæg med priser, så kigger jeg på det, og så vender jeg tilbage.

Det gør jeg. Så sender jeg et oplæg med priser og en kort beskrivelse af opsætningen.

Perfekt. Tak for i dag.